Privatlivspolitik
ITMotor ApS Version 1.0 · udarbejdet 20/08-26
1. Indledning og dataansvar
1.1 Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan ITMotor ApS behandler personoplysninger om besøgende på www.itmotor.dk, kunder, leverandører, samarbejdspartnere og ansøgere.
1.2 ITMotor ApS er dataansvarlig for de behandlinger, der er beskrevet i denne politik:
ITMotor ApS Møllebakken 33, 8641 Sorring CVR-nr. 45557707 E-mail: info@itmotor.dk Telefon: +45 88 44 98 88
1.3 Behandlingen sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (forordning 2016/679) og databeskyttelsesloven.
1.4 Denne politik omfatter ikke de personoplysninger, ITMotor ApS behandler på vegne af kunder som led i levering af IT-ydelser. For disse behandlinger er kunden dataansvarlig, og ITMotor ApS er databehandler. Forholdet reguleres af den databehandleraftale, der indgås særskilt med den enkelte kunde.
2. Hvilke personoplysninger vi behandler
2.1 ITMotor ApS behandler alene almindelige personoplysninger, jf. forordningens art. 6. Der behandles ikke følsomme personoplysninger, jf. art. 9, medmindre det undtagelsesvist er nødvendigt og aftalt særskilt.
2.2 Følgende kategorier behandles:
| Nr. | Kategori | Oplysninger |
|---|---|---|
| a | Kontaktoplysninger | Navn, e-mail, telefonnummer, stilling, virksomhed |
| b | Aftale- og kundeoplysninger | Aftaleforhold, ordrer, supportsager, korrespondance |
| c | Faktureringsoplysninger | Faktureringsadresse, CVR-nr., betalingshistorik |
| d | Henvendelser | Indhold af beskeder via kontaktformular, e-mail, telefon og livechat |
| e | Ansøgninger | Ansøgning, CV, uddannelses- og erhvervserfaring, referencer |
| f | Tekniske oplysninger om hjemmesidebesøg | Pseudonyme identifikatorer, anonymiseret IP-adresse, browser, enhedstype, besøgte sider |
3. Formål og retsgrundlag
3.1 Personoplysninger behandles alene til udtrykkeligt angivne og legitime formål.
3.2 Behandlingen sker på følgende grundlag:
| Nr. | Formål | Kategorier | Retsgrundlag |
|---|---|---|---|
| a | Besvarelse af henvendelser | a, d | Art. 6, stk. 1, litra f — legitim interesse i at besvare henvendelser rettet til os |
| b | Indgåelse og opfyldelse af aftale | a, b | Art. 6, stk. 1, litra b |
| c | Kunde- og leverandøradministration | a, b, c | Art. 6, stk. 1, litra b og f |
| d | Bogføring og fakturering | c | Art. 6, stk. 1, litra c, jf. bogføringsloven § 12 |
| e | Nyhedsbrev og markedsføring | a | Art. 6, stk. 1, litra a — samtykke, jf. markedsføringslovens § 10 |
| f | Statistik om brug af hjemmesiden | f | Art. 6, stk. 1, litra a — samtykke, jf. cookiebekendtgørelsen § 3 |
| g | Drift og sikkerhed af hjemmeside og systemer | f | Art. 6, stk. 1, litra f — legitim interesse i en sikker og fungerende tjeneste |
| h | Rekruttering | e | Art. 6, stk. 1, litra b, jf. foranstaltninger forud for ansættelse |
3.3 Hvor behandlingen sker på grundlag af samtykke, jf. pkt. 3.2 litra e og f, kan samtykket til enhver tid trækkes tilbage. Tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket forud for tilbagetrækningen.
3.4 Hvor behandlingen sker på grundlag af legitim interesse, jf. pkt. 3.2 litra a, c og g, er der foretaget en afvejning af denne interesse over for den registreredes rettigheder. Redegørelse for afvejningen kan rekvireres på info@itmotor.dk.
4. Indsamling
4.1 Personoplysninger indsamles som udgangspunkt direkte fra den registrerede.
4.2 Ved besøg på hjemmesiden indsamles oplysninger nævnt i pkt. 2.2 litra f automatisk fra browseren. Indsamling til statistiske formål sker alene, hvis den besøgende har givet samtykke via samtykkeløsningen på hjemmesiden.
4.3 I forbindelse med rekruttering kan der indhentes referencer, når ansøgeren er orienteret herom på forhånd.
5. Videregivelse, databehandlere og modtagere
5.1 ITMotor ApS videregiver ikke personoplysninger til tredjeparter til disses egne formål.
5.2 Personoplysninger kan videregives, hvor det følger af lovgivningen, eller hvor det er nødvendigt for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.
5.3 ITMotor ApS anvender databehandlere til drift, hosting, kommunikation og administration. Med samtlige databehandlere er der indgået databehandleraftale, jf. forordningens art. 28, stk. 3.
5.4 De anvendte databehandlere og modtagere fremgår af Bilag A.
5.5 Databehandlere behandler alene personoplysninger efter dokumenteret instruks fra ITMotor ApS og må ikke anvende oplysningerne til egne formål.
5.6 ITMotor ApS fører løbende tilsyn med, at databehandlerne kan stille de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til rådighed.
6. Overførsel til tredjelande
6.1 Enkelte af de databehandlere og modtagere, der fremgår af Bilag A, behandler personoplysninger i lande uden for EU/EØS, herunder USA.
6.2 Overførsel sker på et af følgende grundlag:
6.2.1 EU-Kommissionens afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau (EU-U.S. Data Privacy Framework), jf. forordningens art. 45, for de modtagere der er certificeret herunder, eller
6.2.2 EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC), jf. forordningens art. 46, stk. 2, litra c, suppleret af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, modtageren har dokumenteret.
6.3 Overførselsgrundlaget for den enkelte modtager fremgår af Bilag A. Kopi af det anvendte grundlag kan rekvireres på info@itmotor.dk.
7. Opbevaring og sletning
7.1 Personoplysninger opbevares ikke længere, end det er nødvendigt til opfyldelse af de formål, der fremgår af pkt. 3.
7.2 Der anvendes følgende slettefrister:
| Nr. | Oplysninger | Frist |
|---|---|---|
| a | Henvendelser der ikke fører til et kundeforhold | 2 år efter seneste kontakt |
| b | Kunde- og aftaleoplysninger | Aftalens ophør + 5 år |
| c | Bogføringsmateriale | 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører |
| d | Nyhedsbrevsmodtagere | Indtil samtykket trækkes tilbage |
| e | Ansøgninger, afslag | 30 dage efter afslag, medmindre der er givet samtykke til længere opbevaring |
| f | Statistik om hjemmesidebesøg | Op til 6 måneder |
| g | Logfiler til drift og sikkerhed | 6 måneder |
7.3 Ved fristens udløb slettes eller anonymiseres oplysningerne.
8. Cookies
8.1 Hjemmesiden anvender cookies og lignende teknologier. Nødvendige cookies sættes uden samtykke, jf. cookiebekendtgørelsen § 4. Øvrige cookies sættes alene efter samtykke.
8.2 De enkelte cookies, deres formål, udsteder og levetid fremgår af cookiepolitikken.
8.3 Samtykke kan til enhver tid ændres eller trækkes tilbage via linket "Cookieindstillinger" nederst på siden.
9. Sikkerhed
9.1 ITMotor ApS har gennemført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, jf. forordningens art. 32, med henblik på at sikre et beskyttelsesniveau, der svarer til risikoen ved behandlingen.
9.2 Foranstaltningerne omfatter blandt andet:
9.2.1 adgangsstyring efter mindste privilegium og obligatorisk multifaktor-godkendelse på administrative konti,
9.2.2 kryptering af data under transmission (TLS),
9.2.3 logning af adgang til systemer med personoplysninger,
9.2.4 sikkerhedsopdatering og løbende overvågning af systemer,
9.2.5 backup med regelmæssig test af genetablering,
9.2.6 fortrolighedsforpligtelse for medarbejdere med adgang til personoplysninger,
9.2.7 procedure for håndtering af brud på persondatasikkerheden, herunder anmeldelse til Datatilsynet inden 72 timer, jf. art. 33.
10. Den registreredes rettigheder
10.1 Den registrerede har efter forordningen følgende rettigheder:
| Nr. | Rettighed | Hjemmel |
|---|---|---|
| a | Ret til indsigt i egne oplysninger | Art. 15 |
| b | Ret til berigtigelse af urigtige oplysninger | Art. 16 |
| c | Ret til sletning | Art. 17 |
| d | Ret til begrænsning af behandling | Art. 18 |
| e | Ret til dataportabilitet | Art. 20 |
| f | Ret til indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse | Art. 21 |
| g | Ret til at tilbagekalde samtykke | Art. 7, stk. 3 |
10.2 Rettighederne kan være undergivet betingelser og undtagelser efter lovgivningen.
10.3 Anmodning rettes til info@itmotor.dk. Der svares uden unødig forsinkelse og senest én måned efter modtagelsen. Fristen kan forlænges med to måneder, hvis anmodningen er kompleks; den registrerede orienteres i så fald inden for den første måned.
10.4 ITMotor ApS kan anmode om dokumentation for identitet, hvor der er begrundet tvivl herom.
11. Klage
11.1 Klage over ITMotor ApS' behandling af personoplysninger kan indgives til:
Datatilsynet Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby Telefon: +45 33 19 32 00 E-mail: dt@datatilsynet.dk www.datatilsynet.dk
11.2 Den registrerede opfordres til først at rette henvendelse til ITMotor ApS, jf. pkt. 10.3.
12. Ændringer
12.1 Denne politik revideres, når behandlingen ændres, og mindst én gang årligt.
12.2 Den til enhver tid gældende version er tilgængelig på www.itmotor.dk/privatlivspolitik.
12.3 Versionshistorik:
| Version | Dato | Ændring |
|---|---|---|
| 1.0 | 20/08-26 | Første udgave |
Bilag A — Databehandlere og modtagere
Oversigten er inddelt efter ydelsesområde. Afsnit, der ikke er relevante, kan udelades.
A.1 Hjemmeside, CRM og livechat
| Modtager | Ydelse | Behandlingssted | Overførselsgrundlag |
|---|---|---|---|
| Odoo S.A., Belgien | Hosting af hjemmeside, CRM, livechat | EU [bekræft datacenterregion] | Ikke relevant — EU |
A.2 Statistik om hjemmesidebrug
| Modtager | Ydelse | Behandlingssted | Overførselsgrundlag |
|---|---|---|---|
| Google Ireland Ltd. / Google LLC | Google Analytics 4, Google Tag Manager | EU og USA | EU-U.S. Data Privacy Framework, subsidiært SCC |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC | Google Fonts (skrifttyper) | EU og USA | EU-U.S. Data Privacy Framework, subsidiært SCC |
Bemærkning: anvendes alene efter samtykke, jf. pkt. 3.2 litra f. Slet linjen om Google Fonts, når skrifttyperne hostes lokalt.
A.3 E-mail, filhåndtering og samarbejde
| Modtager | Ydelse | Behandlingssted | Overførselsgrundlag |
|---|---|---|---|
| Microsoft Ireland Operations Ltd. / Microsoft Corporation | Microsoft 365, Exchange Online, SharePoint, Teams | EU og USA | EU-U.S. Data Privacy Framework, subsidiært SCC |
A.4 Økonomi og administration
| Modtager | Ydelse | Behandlingssted | Overførselsgrundlag |
|---|---|---|---|
Odoo S.A., Belgien | Bogføring og fakturering | EU | Ikke relevant — EU |
